ただのメモでは勿体ない!Evernoteに人生を記憶しよう

第5回 Evernote情報整理システムを構築しよう!

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前回はノートブックとタグの基本的な使い方と,様々な検索を用いて情報を引き出す方法について紹介しました。今回はこれらの方法を組み合わせて,情報を整理するための仕組みを構築してみましょう。

情報の流れと整理のタイミングを定める

情報整理の仕組みを構築するにあたって,どのような情報の流れを作り,どのタイミングで整理を行うかについて考えてみましょう。

情報の流れを作る

まずはサンプルとして,筆者の考える情報の流れを書き出してみました図1)⁠

図1 情報の流れを書き出してみる

図1 情報の流れを書き出してみる

この図から,情報の流れにおける大きな方針は以下の2点であることがつかめます。

  • 取り込むべき情報をInboxに集める
  • 情報を段階に分けて管理する

また,Evernote内における段階分けは以下の4つとなります。

  1. Inbox(インプット情報はすべてInboxに集めてから整理)
  2. Active(編集中,考え中のメモ)
  3. Archive(編集済みメモ,参考資料など)
  4. Output(BLOGや執筆活動のアウトプット)

ただし,取り込んだ情報の性質によって,どのような段階分けを行うべきかは異なります。例えばメモの場合は,Inbox(メモを取る)⁠Active(アイデアの内容をふくらませたり,Outputに使用するメモ)⁠Archive(使用済み,もしくは今後参照しかしないメモ)といった段階があります。それに対してWebClipなどの編集を行う必要がない資料であれば,Inbox(資料の取り込み)⁠Archive(参考資料として参照のみ行う)の2段階の管理のみとなります。

この他にも,GTDのワークフローモデルを使用するなどのアイデアもあると思いますので,図1を参考に皆さん自身でどのように段階に分けて情報を管理したいかを考えてみてください。

情報を整理するタイミングを設定する

先ほどの例では,インプット情報は随時Inboxに集められます。次はそれらの情報に対して,定期的にタグ付けやノートブックの振り分けを行いましょう図2)⁠

図2 インプット情報を定期的に整理する

図2 インプット情報を定期的に整理する

定期的に行う整理のタイミングについて,私の場合は,1日の終わりに情報整理の時間を設けている他,毎週末に1週間分のノートを見返す時間を設けるようにしています。

整理を1日の最後に行う理由は,以下の2点が挙げられます。

  • 1日の終わりにメモを見返しつつ振り返りを行う
  • 寝る前に整理することで,メモの内容と整理した場所を記憶に定着させる

1週間後に見返す理由としては,以下の3点が挙げられます。

  • 1週間以内に再度見返すことで,忘却曲線を巻き戻す
  • 毎日行っている整理の中で,漏れがないかを確認する
  • 毎日行っている整理の改善箇所を探す

日々の情報整理はInboxに集められたノートに対してタグ付けやノートブックの割り振りを行う形となります。次に1週間分のノートを見返す場合ですが、既に日々の情報整理でノートはノートブックもタグもバラバラになっていますので,前回紹介した様な特殊な検索方法を用いて「作成後1週間以内」のノートだけを抽出する必要があります。⁠作成後1週間以内」の条件でノートを抽出するためには、ノートブック「全ノートブック」を選択した状態で以下の検索を実行してください。

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図3 作成から7日以内のメモを絞り込んだ図

図3 作成から7日以内のメモを絞り込んだ図

捌く情報の量や整理のために割り当てられる時間の都合もあるので,整理のタイミングは人それぞれ異なるとは思いますが,整理のための時間確保だけは必ず行うようにしましょう。

著者プロフィール

北真也(きた しんや/beck)

普段はモバイル業界でシステム開発に従事。ライフハックブログ「Hacks for Creative Life!」を主宰し,EvernoteをはじめとしたクラウドサービスやiPhoneを使って仕事や生活をもっと快適にできないかを日々探求中。その他,手帳術,メモ術,文房具が大好物。

Twitterhttp://twitter.com/beck1240
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