実践!GTD~一歩先の仕事管理

第3回 収集ステップで,記憶を委ねよう

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収集ステップをやってみよう

収集ステップでは,あなたが気になることのすべてを,一つのテーブルに全部集めてみるのです。気になることって,何でしょう? やりたいこと,やらなければならないこと,気をつけたいことなどです。やりかけの仕事,返事待ちの作業,これから開始されるミーティング,新しい靴を買いたい,旅行に行きたい,頭に浮かんだこと,心に秘めていたことを,すべて集めます。

集めることで,どんな効果があるのでしょうか?

  1. あなたの頭の中にある気がかりなことを,一覧にして,客観的に見直せます。
  2. 気がかりなことを,一旦委ねたことで,どれだけ自分が気楽になったかを実感します。

ここまでくると,実際にやる方が速いでしょう。早速実行してみましょう。

紙とペンを用意しよう

GTDはツールを選びません。今回は,手っ取り早く実践するために,紙とペンを用意して,ここに書き出しましょう。書き出すのが面倒な場合は,箱を用意するのもよいでしょう。例えば旅行に行きたいなら,関連したパンフレットを箱に放り込みます。

収集:第1段階 - 自力で思い出そう

とにかく紙に,書き出してみます。繰り返しになりますが,書き出すことは,何でもいいので,あなたのやりたいこと,やるべきことを書くのです。思い出すコツとしては,実際に作業している場所や,関係している人などを具体的に頭に思い浮かべてください。やりたいこと,やるべきことなど,気になることを収集します。しばらくの間は,ポンポンと思い出すことが出てきます。リズミカルに書き出すことができることでしょう。

収集:第2段階 - アイテムから思い出そう

ある程度の時間が経過した頃から,段々とポツポツしか思い出すことができなくなります。ここで,あなたがいつもスケジュール・タスク管理に使っているアイテムを見直してください。手帳・ウェブカレンダー・ToDoリスト・利用しているタスク管理サービス・メール等を確認してください。思い出さなかったことも,いろいろ出てくるのではないのでしょうか。

収集:第3段階 - トリガーリストから思い出そう

またしばらくすると,手帳などを見ていても思いつくことがなくなってきます。ここら辺で,トリガーリストを用意し,連想することで思い出すものを収集しましょう。トリガーリストとは,GTDの収集ステップを行う上で,思い出すためのきっかけとなる,連想の項目や質問のリストです。以下に,ウェブ上で見かけるトリガーリストを集めてみました。

個人的なオススメなのは,⁠仕事を成し遂げる技術(David Allen:はまの出版)⁠のP.157にあるトリガーリストで,今日とは違う明日 - GTDまとめ(2)未整理タスクを収集するにまとめられています。キーワードが列挙されており,しかも広範囲の項目に渡ってリストアップしてあります。

収集:第4段階 - イメージから更に思い出そう

さらにしばらくやっていくと,トリガーリストからでも思い出すことがなくなってきます。そうなったら,今度はイメージする範囲を,広げてみましょう。収集ステップの第1段階では,場所や人について思い出すように書きましたが,自分が朝起きてから夜寝るまでどのように活動するのか思い出したり,いつもやっている作業の手順だったり,趣味の時間やそのためにやることを思い出したりと,実際の生活を,思い浮かべるとよいでしょう。

収集:第5段階 - これ以上思い出せない

終段階になってくると,考えても考えても何も思い出さなくなります。もうムリだ!と思ったら収集の終了です。

収集:終了段階

収集ステップの終了段階では,自分の書き出したリストを見直して下さい。どうでしょうか? 思ったより項目数が多かったですか,少なかったですか? 忘れていたことなどもありましたでしょうか? こうやって,改めてリストをみると,いろんなものが頭の中につまっていたことを実感できることと思います。これによって,上記で説明した「1.あなたの頭の中にある気がかりなことを,すべて一覧にして,客観的に見直せる」ことができます。

自分の状態もちょっと,見直してみましょう。収集する前とした後では,どんな風に違いますか? 収集ステップで,自分が作ったリストを見て,どんな気持ちになりましたか? 多少は気楽な気持ち,人によっては,脱力した感じがあるかもしれません。これによって,上記で説明した「2.一旦中身を委ねたことで,どれだけ自分が気楽になったかを実感する」ことができます。

何かピンと来なかった人は,ちょっとエクササイズをしましょうか。肩を上げて歯を食いしばり,両手を握って全身に力を入れてください。そして一気に息を吐いて,力を抜いて下さい。身体が脱力し,リラックスした状態になります。GTDは,このリラックスした状態を,脳にも体験させようとしています。それが,上記にある,気楽な気持ち,脱力した感じにあたります。

GTD・収集ステップまとめ

GTD・収集ステップまとめ

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597