Excelでの経費精算を支援するPHP＋MySQLアプリ

前回まででAzure上でPHPとMySQLを動作させる環境が整いましたので，今回はその環境を使って簡単なサービスを作成してみます。今回作成するのは，経費精算の経理業務を少しだけ楽にするアプリケーションです。具体的には，Excelで作成した経費精算書をWebサイトにアップロードし，そこから会計ソフトでインポートできるCSVファイルを出力するものです。

最近は，Webサイト上で経費精算するための便利なサービスが増えてきました。こうしたサービスを利用するメリットの1つは，データやファイルを一元的に管理できることです。ユーザが入力したデータは会計ソフトなどでそのまま利用できることも多く，事務の効率化につながります。とは言え「実際にそこまでは必要ない」という方も多いでしょう。

一方，Excelを使った経費精算のメリットは，入力，編集のしやすさ，印刷品質の高さなどです。特に，印刷と押印が必要なシーンに対しては，Web上のアプリケーションは十分に対応できていないのが現状だと思います。とは言え，Excelの場合，ファイルをどこで管理するかなど煩雑になりがちです。また，データ自体も会計ソフトで利用されることはほとんどありません。

これらを踏まえ，以下のようなざっくりとしたシナリオを想定してサービスを作ることにします。

1. ユーザがExcelを使って経費精算書を作成（印刷，押印）
2. 上長などがサイトにXLSファイルをアップロード（承認）
3. 経理担当者がサイトからCSVファイルをダウンロード
4. 経理担当者が会計ソフトにCSVファイルをインポート

アプリケーションとしては，PHPとMySQLを使ったアップロード掲示板になります。実際の画面は，図1のようになります。

アップロードしたXLSファイルからセルのデータを読み取ってデータベースに格納し，あわせてCSVファイルを作成して，リストとして表示させます。XLSファイルの読み込みには，PHPExcelライブラリを使っています。

今回は，PHPとMySQLの設定手順とソースコードを紹介します。もっとも，この辺りはLAMP環境のノウハウですので，最小限にとどめます。

Excelの経費精算書を元にsqlファイルを作成

まず，実際に利用している経費精算書を見て，MySQLで利用するデータのフィールドや型を決めましょう。経費精算書は，図2のようなExcelファイルとします。

また，会計ソフトとしては，弥生会計を利用することにします。図3のように，月末に未払費用として振替伝票を作成しています。

ここでは，科目ごとに仕訳しています。データとして必要になるのは，「⁠日付」のほか，「⁠交際費」「⁠会議費」「⁠旅費交通費」「⁠通信費」「⁠消耗品費」「⁠新聞図書費」「⁠その他」の各科目。加えて，サイト上でファイルのリンクを表示するために「xls」「⁠csv」の各ファイル名です。

これをもとにsqlファイルを作成します。sample_db.sqlとして以下の内容で作成します。

CREATE TABLE sample_table (
  id       INTEGER NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  month    DATE,
  kosai    INTEGER,
  kaigi    INTEGER,
  kotsu    INTEGER,
  tusin    INTEGER,
  shomo    INTEGER,
  tosho    INTEGER,
  other    INTEGER,
  gokei    INTEGER,
  xlsfile  VARCHAR(20),
  csvfile  VARCHAR(20),
  primary key (id)
);

各科目はint型，日時はdate型，ファイル名はvarchar型にしています。

MySQLに登録するには，以下のようにします。データベース名はsample_db，テーブル名はsample_table，ユーザはsample_db_userです。

mysql -u sample_db_user -p sample_db < sample_db.sql

なお，MySQLは，第6回と第7回で行ったようにAzureドライブを利用することにします。ローカル環境でユーザ，データベース，データを作成し，仮想ディスク内に保存しておきます。