一生使える ビジネスメールの「型」
~悩まず、早く、“伝わる”メールを書く基本

[表紙]一生使える ビジネスメールの「型」 ~悩まず、早く、“伝わる”メールを書く基本

紙版発売
電子版発売

四六判/192ページ

定価1,430円(本体1,300円+税10%)

ISBN 978-4-297-13405-1

電子版

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書籍の概要

この本の概要

型にハマれば,もっと「自由」になれる

  • 失礼がないか不安
  • つい文面に悩んでしまう
  • もっとラクに書きたい
  • 相手を怒らせてしまった

その悩み,メールの「型」が解決します!

本書では,メール本文の構成をどうするか[メール本文の型],どういう説明がわかりやすいのか[説明の型],気持ちいいやりとりのためのクッション言葉や,正しい敬語,箇条書きや記号を活用して見た目を整える方法など,今さら聞けない「メールの基本」をギュッと凝縮しました。

こんな方におすすめ

  • メールを我流で書いてきたけれど自信がない方
  • 効率よくメールを書けるようになりたい方
  • 気持ちいいやりとりがしたい方

本書のサンプル

本書の一部ページを,PDFで確認することができます。

目次

第1章 今さら聞けない メールの考え「型」

【メールの基本】

  • 「誰」に書くのか意識する
  • 基本は1通1用件
  • メールは一往復半が理想
  • 返信は遅くとも翌日までに
  • メール以外の連絡手段も考慮に入れる
  • 返事が来ない?読まれない可能性も想定する
  • 添付ファイルは2MB以内が無難
  • 文字化けに注意する
  • 送信者名で「どこ」の「誰」か伝える

【宛先の使い分け】

  • 「To」は本命の送りたい相手
  • 「Cc」は情報共有したい相手
  • 「Bcc」はメールアドレスを非公開にしたい相手
  • コラム:パスワード付きzipファイルは送るべきじゃない?

第2章 パターンで考える 目的とゴールの決め「型」

  • 目的とゴールが「書くべき内容」を明確にする
  • 目的①:報告
  • 目的②:お知らせ
  • 目的③:送付
  • 目的④:お誘い
  • 目的⑤:依頼
  • 目的⑥:相談・交渉
  • 目的⑦:確認・質問
  • 目的⑧:承諾・断り・回答
  • 目的⑨:アポ取り
  • 目的⑩:お礼
  • 目的⑪:お詫び
  • 目的⑫:挨拶
  • コラム:感情を落ち着けてから書く

第3章 悩まず,早く書くための メールの「型」

【件名の付け方】

  • 件名の付け方でメールの運命が変わる?
  • わかりやすい件名とは①:目的が明確で具体的
  • わかりやすい件名とは②:簡潔で見やすい
  • わかりやすい件名とは③:返信時の件名はどうする?

【メール本文の型】

  • メール本文の「型」を知る:基本の7要素+α
  • メール本文の型①:宛名
  • メール本文の型②:冒頭のあいさつ
  • メール本文の型③:名乗り
  • メール本文の型+α:謝辞(なんらかのありがとう)
  • メール本文の型④:要旨(目的)
  • メール本文の型⑤:詳細内容
  • メール本文の型⑥:結びのあいさつ
  • メール本文の型⑦:署名

【メールの効率化】

  • よく送るメールはテンプレート化する
  • 頻出表現は単語登録でスピードアップ
  • コラム:そもそもメールって?チャットとの違い

第4章 わかりやすく伝える 説明の「型」

  • 「詳細内容」こそ迷いの元凶

【説明の基本】

  • 文章は短く
  • 主語・述語の関係をシンプルに正しく
  • 結論から書く

【説明の型】

  • 説明の型①:6W3H ▶伝える要素を洗い出す
  • 説明の型②:PREP法 ▶相手の納得感を高める
  • 「PREP法」の練習問題
  • 説明の型③:ホールパート法 ▶複数のことを伝える
  • 「ホールパート法」の練習問題

【誤解を防ぐ方法】

  • あいまいな表現を「具体的」にする
  • 「事実」と「考え」を区別する
  • 必要な主語を省略しない
  • 専門用語,略語,カタカナ語に注意
  • 指示語(こそあど言葉)に注意
  • 二通りの意味にとれる書き方をしない

第5章 相手を嫌な気持ちにさせない 表現のし「型」

【気持ちいいやりとりのために】

  • クッション言葉の活用
  • 「催促」では相手を追い詰めない
  • 「依頼」は疑問文や丁寧な表現で
  • 「断る」ときは相手への配慮+上手な理由
  • 「ありがとう」を伝える
  • ポジティブな表現を使う

【敬語の正しい使い方】

  • 間違いやすい敬語に注意
  • 「お」と「ご」の使い方
  • 「させていただく症候群」に注意
  • 言葉の勘違い,していませんか?
  • コラム:メールの送り方によってはパワハラになるかも?

第6章 読む気になってもらう 見た目の整え「型」

  • メールも「ビジュアル」が大事
  • 1行を短く・段落ごとに行間を空ける
  • 長い文章より「箇条書き」
  • 数字,記号,ラインを活用
  • 漢字にし過ぎない

第7章 送信する前の自信の持ち「型」

  • 絶対に確認したい4つのポイント
  • 注意したい5つの頻出ミス
  • 大事なメールは「読む側の視点」で読み返す
  • 送信前チェックリストを活用する
  • コラム:悩み過ぎない!多少の間違いはつきもの

著者プロフィール

海津佳寿美(かいづかすみ)

コミュニケーションオフィスkinds 代表。国家公務員として文部省,国立大学勤務を経て,研修講師として独立。学長秘書時代には皇族や大臣を含む多くのVIP対応も経験。アンガーマネジメント,説明力向上などのビジネススキルに関する企業研修,個人向け講座を行う。これまで500回以上の登壇で受講者は約8千人。