こんにちは。メディアチームの芝田です。

PyCon JP 2015では，スタッフが4つのチームに分かれて様々な準備を行っています。この連載では，各チームがどのようにPyCon JP 2015を作っていっているのかを，それぞれの目線で紹介してきました。今回は会場チームについてご紹介します。今回がいよいよ最終回です。

PyCon JP 2015の開催日も近づいてきました。参加登録がまだの方は，ぜひ下記のイベントページからお願いします。

• PyCon JP 2015参加登録ページ

会場チームの役割

PyCon JP 2015会場チームの水野です。会場チームでは，主にPyCon JPのハード部分を担当します。その名の通り会場を決めるのがまず一番大きな作業ですが，それ以外にランチや備品の手配，会場側との折衝等，参加者の方々がストレスなくPyCon JPを楽しんでいただけるよう，諸々環境を整えるのが役目です。

また，今回は会場内にネットワークを引く必要があるため，会場チーム内に結成されたNOCチームがネットワークの構築と当日の運用を行います。

よく誤解されているのですが，イベント前日の準備や片付けは会場チームだけではなくスタッフ総出で行うため，むしろ当日までの手配や準備がヤマになります。裏方の作業ではありますが，最も目に見える形でイベントを作っていける場所でもあります。

会場わりふりの話

PyCon JP 2015座長の鈴木たかのりです。ここでは会場チームを中心に，PyCon JP全体で会場のわりふりをどのように決めているのかを説明します。

カンファレンス会場にはさまざまなエリアが存在します。PyCon JP 2015で使用するプラザ平成にはざっと書き出すと以下のようなエリアが存在します。

これらのエリアをPyCon JPの各イベントで使用するわけですが，どの時間帯になんの用途で誰（どのチーム）が使用するのかをあらかじめ決めておく必要があります。当然ですが，会場の利用時間には，準備や片付けなども含まれます。また，それぞれの利用時間には利用料金がかかるので，無駄に借りないように考える必要もあります。そのような付加的な情報も含めて，会場のわりふりを行っていきます。

今年は7月13日（月）に座長（筆者⁠）⁠，副座長（会場，プログラム，事務局）全員が集まって会場の使い方についてミーティングを行って認識を合わせました。

ミーティングの事前準備として，各チームごとに要望を以下の観点で書き出してもらいました。ミーティング当日に書き出すと抜け漏れなどがありそうなので，事前に記入してもらいました。

• 用途
• 使いたいエリア
• 時間帯
• 懸念点

例えば以下の様な内容になります。

• 用途：ランチ
• 使いたいエリア：3Fホワイエ中央
• 時間帯：10月10日（土⁠）⁠，11（日）11:30～13:30準備片付け込み（前後30分程度）
• 懸念点：とくになし

ミーティングでは，最初にそれぞれの要望を全員で確認しました。その後かちあっている個所の時間配分について議論を行い，全体の会場の使い方についてホワイトボードにまとめました。

今回は，昨年も同じ会場を使用したため，場所のイメージもついていました。また，プログラムの構成も昨年と大きく変更していないため，場所の使い方や，いつまでに片付けて次に使うチームに明け渡さないといけないかなど，イメージの共有はスムーズに進みました。

あとは具体的な会場の確保する時間をまとめて，会場に再度見積もりを取り，その後申し込みを行って確定させることになります。他にも，議論している中で会場の使い方を少し変更したい個所がでてきたので，それらの宿題をチケットにしてミーティングを終了しました。

このようにして当日スムーズに会場運営ができるように準備をしています。詳細については以下の議事録にもまとめてあるので，興味のある方は参照してみてください。

• 議事録：会場の使い方を決めるミーティング