今回はカンファレンス開催までの準備期間に行う様々な事を書き出してみます。特に一般の目にあまり触れないところを敢えて拾い出してみたいと思います。

スポンサー交渉

前の記事で書いた通りYAPC::Asia Tokyoを開催するためには多数のスポンサーに協力してもらう事が必要不可欠です。そこで主催としての私の仕事はまずスポンサーを見つけてくる事です。

大変ありがたいことにこれまで協力していただいてきた企業が「是非今年も」と申し出てくれる事もありますし，新たに名乗り出てくれる企業もいます。かといって前年まで協力いただけたところが必ずしも今回も協力いただけるわけではありませんし，協力いただけても前年までと同じようにはいかないということもありえます。

要は主催としての私は少なくとも蓋を開けてみたらお金が足りないという状況にだけはならないように協力していただけるスポンサー様の数を管理・獲得していくことなわけです。

あまり知らない相手にスポンサーになって欲しいというお願いをしようとするのは腰がひけてしまう方も多いと思いますが，ここで尻込みしてしまうようでは主催はつとまりません。すでに声をかけてもらっている方々，去年まで協力してもらっている方々，そして今年は協力してほしいと思っている方々にそれぞれメールでとにかく連絡をしていきます。

その後返事をいただけて面会の約束を取り付けられた企業から1社1社説明に伺いました。今回は自分でもびっくり，なんと9割以上のスポンサー候補の方々に直接説明と交渉をさせていただきました。その際「スポンサーメニュー」という名称の資料を持って行きます。これはYAPC::Asia Tokyoをスポンサーしてもらう皆さまにどういう形のスポンサーをしていただけるのか，全てのアイテムを網羅している資料です。

YAPC::Asia Tokyoでは数年前まで「拠出いただく金額」に応じてゴールド，シルバー等のスポンサー名称を与える形にしていました。ところが協賛のお願いをしに説明をさせていただく過程で特に初めてYAPC::Asia Tokyoに協賛していただこうとしている方々には，ゴールド，シルバー等の名称だけでは協賛していただいた際にどういう形での効果が得られるのかがわりづらいという指摘を受けました。そこである年から細かくスポンサーしていただく「商品」を網羅したメニューを作る事にしたのです。

このメニューに載っている商品には例えば以下のようなものがあります。

• 懇親会スポンサー
• Tシャツスポンサー
• Wi-Fi スポンサー
• 同時通訳スポンサー

それぞれに「支払っていただいたお金がどこに使われるのか」「⁠スポンサー側にどのような効果が得られるか」「⁠料金」等の情報が書いてあり，好きな商品を組み合わせて協賛していただけるようになっています。さらにこれらの商品を組み合わせの例や，組み合わせた際のディスカウント幅なども明記してあります。このスポンサーメニューの導入でスポンサー企業の皆さまに，より短時間でより具体的なイメージを共有してもらうことができるようになったのではないかと思います。

こうして2015年1月～3月の始めまで，自分はとにかくあちこちの企業に訪問させてもらいYAPC::Asia Tokyoについて説明させてもらいました。説明に伺わせてもらうのは比較的簡単ですが，その後スポンサーになっていただく可能性を少しでも高めるためには文字や口頭の説明ではなく，いかにビジュアルでパッケージ化するのかが重要です。