実践!GTD~一歩先の仕事管理

第3回 収集ステップで,記憶を委ねよう

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質問:初級編

収集ステップの段階について説明しました。どんな感じで収集の作業が進むのか,感じは掴めたと思います。GTDを初めて行おうとする人が,収集ステップで,疑問に思ったり,気になって手がとまってしまうのは,次のようなことです。

Q.1 結局どれぐらいの時間したらいいの?

A.1 自分で,時間を決めよう,もしくは項目数を決めよう。

様々なサイトを見かけると,収集ステップにどのくらいの時間で行うのがよいかについて,様々な提案がなされているので,実際どれぐらい時間をかければよいのか,わからなくなってしまいます。それに,実際問題,GTDのために長い時間を割くことが,難しいこともあります。しかし,時間を短くすることばかり気にすると,今度は先述した,収集の第5段階にまで進まないかもしれません。

GTDが提唱された内容を,正式に実施することも大切ですが,それができるのは,実行できる時間があってこそです。不完全でも,前に進むことも大切です。今回は,不完全であっても,前進することを優先しましょう。

収集に必要な時間は,自分で決めてください。自分が確保できる時間を決めて,その中で収集をしましょう。15分,30分,1時間でもかまわないと思います。まずは,時間を決めましょう。そして,時間を計りながら収集してみましょう。また時間を決めるのは苦手だ,という場合は書き出す項目数を決めて,そこまで書き出せたらゴールと決めてしまいましょう。

時間を計るのに役立つサイトを紹介します。タイマーで砂時計になるタイプを紹介します。時間になったら音も出るので便利ですよ。

仕事が忙しくて時間がない場合は15分,生まれて初めてGTDで初めて収集ステップである場合は,仕事に慣れていないこと,頭をからっぽにするという状態をしっかりと体験するためにも,2時間取り組んでみてください。

Q.2 どこまで収集したらいいの?

A.2 自分が,収集したいジャンルに絞ろう。

GTDは何でもかんでも収集しましょうと言っています。しかし,いざ手を取ると,しり込みしてしまうことがあります。

そんな時は,いっそのこと仕事なら仕事,家の用事なら家の用事,どっちも必要ならどっちも,というように,ジャンルを絞って思い出してみましょう。思い出すポイントとしては,先述したとおり,関係する場所を頭に浮かべてみることです。例えば,家の用事を思い出そうとして,トイレを思い出します。そうすると,トイレットペーパーがないことに気がついたりします。一度思ったことについては,このように風景を思い出すとそれに付随して,気になったことも思い出すことができます。

まずは,GTDに慣れるまでは,ジャンルを絞って行いましょう。私も,最初は仕事に焦点を絞り,GTDを始めましたよ。そこから深みにはまって,生活のことなどに,範囲を広げていきました。

Q.3 ジャンルを絞ったら,他のことは思い出しちゃダメなの?

A.3 もちろんOK。思い出したら,書き出そう。

上記で,ジャンルを絞って収集をしようとすすめました。ですが,仕事のジャンルについて思い出してても,"請求書のお金が足りなくて振り込みしなくちゃ!"と,いきなり思い出すこともあります。もちろん,この内容も書き出しましょう。ジャンルは,あくまでやりやすくするために行動を制限しただけです。だからといって,脳がそれをおいそれと従うことは,まずありえません。思い出すのはいつでも突然です。なので,収集している時に思い出したことは,なんでも書き出してください。

Q.4 収集した項目を,カテゴリ分けしちゃってもいいよね?

A.4 カテゴリ分けはしないようにしよう。

収集したものについてカテゴリ分けするかどうかについてです。結論を言うと,収集時では,カテゴリ分けをする必要はありません。収集ステップでは,集める作業に集中するため,GTDは,分ける作業を別のステップで行います。今,分けたとしても,分ける作業のステップでまた分けてしまうので,カテゴリをした内容がそのまま有効になるとは限りません。それに,カテゴリ分けする時間が惜しいです。収集ステップでは,収集する作業に専念してください。

Q.5 収集したことについて後でやることまで出しちゃった! これでもいいよね?

A.5 後にやることなどは,考えないようにしよう。

うーん,よくありません。収集した項目について,何をするかの詳細は,今考えなくても後から考え直すので大丈夫です。今は,安心して思い出すことに集中しましょう。収集ステップでは,収集する作業に専念してください。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597