ライフハック・プラクティス ~仕事の生産性を上げる習慣~

プラクティス:13「あしあとメモを残す」

2008年8月15日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2 分

行動への近道

バブルマップでストレスを解消しながら作業記録を残す

百式の田口さんのブログで紹介されていたバブルマップという手法を使うと,ストレスを解消しながら作業記録を残すことができます。

具体的には,今からやろうとする作業を紙に書きだすのですが,嫌な感じがするToDoは大きく,そうでないToDoは小さく丸(バブル)で囲んでいきます。こうすることで,ヤバそうな作業を早めにつぶさなければいけないことが直観的にわかるのです。

そして,作業が終わったらバブルを塗りつぶして消していくのですが,大きなバブルを消した時には気分的にすっきりした感じがするのでストレス解消にもつながります。

筆者の場合は,バブルマップを塗り絵のような感覚で使っています。バブルをいろんな色で塗りつぶしていく楽しみにもつながるのでオススメです。

IM(インスタントメッセンジャー)で作業記録を残す

紙に書くのが面倒な人は,IM(インスタントメッセンジャー)で自分自身にメッセージを送ると作業記録を残すことができます。

メールを使っても同様のことをできますが,メール送信に時間と手間がかかってしまうので,それが逆にストレスとなり続かなくなってしまいます。

筆者がおすすめしたいのは,昔からあるIRCを使う方法です。

最近流行りのtwitterを使う方法もありますが,作業記録を公開したいわけでもなく,twitterのサービスが停止していると作業記録が残せなくなってしまうので使えませんでした。

IRCのクライアントソフトはいろいろありますが,筆者はLimeChatというフリーソフトを使っています。

LimeChatで作業記録用のプライベートチャンネルを作りログを残す設定にしておきます。

ショートカットでLimeChatをアクティブにできるので,すぐにメッセージを送信して作業記録が残せます。メッセージを送信後にそのままEnterを押す(空メッセージを送信)とウインドウが最小化されるので,他の作業の邪魔にもなりません。

スピーディーに作業記録を残す仕組みを作っておきましょう。

こんな時に役立つ

仕事の全体像をつかむ

普段,当り前のように取り組んでいる仕事でも,全体が見えていないお陰でムダな作業をしていることがたくさんあります。

あしあとを残しておくことで,ムダな仕事を発見することができます。

例えば,

「なんで毎朝,この作業にこんな時間がかかっているのだろうか?」

と気づくことで,

「これを週末にまとめて処理すればいいじゃないか」

と改善策が見つかるので,効率よく仕事を進めることができるようになります。

こういった今まで気づかなかった仕事のムダを見つけることで,作業効率を改善することができるのです。

業務の引き継ぎ

1つの仕事を一生やり続けるということが今の時代少なくなってきました。

配属が変わることもあるでしょう。

昇進して部下に仕事を任せるようになることもあるでしょう。

もしかすると,違う会社に転職することもあります。

こういった時に,自分が今までやっていた仕事を次の世代の人に引き継がなければいけません。

よく業務手順のマニュアルを見せて引き継ぎをすることもありますが,実際の仕事を見せてもらわないとピンとこないものです。

あしあとを残しておくと,そこに載っていることがリアルな仕事の履歴なので,仕事の流れや注意するべき点を肌で感じることができます。

跡継ぎに教える時に

「てやんでぃ!仕事の技というは目で盗むものなんだよ」

と言わずに

「あしあとを見て盗むものなんだよ」

と言えるようになりましょう。

コラム(壁掛けカレンダーを残しておく)

壁掛けカレンダーに予定を記入している人はよく見かけます。

この日に予定が入っているというのが分かるので便利なのですが,ほとんどのカレンダーが1月毎にめくるタイプですので,終わったら切り取って捨てていると思います。

しかし,びっしりと書かれた予定を終わったからといって捨ててしまうのは勿体ないです。

終わったカレンダーも記念に残しておくと,数年後に見返した時にいろいろな感動がよみがえってくるはずです。

カレンダーにはあなたの人生のあしあとが残っているのです。大切な思い出のアルバムとして壁掛けカレンダーを残しておきましょう。

落とし穴に注意

プラクティス:15「後ろを振り返る」で紹介しますが,あしあとを残すだけでなく,そのあしあとから改善すべき点を発見することが大事です。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

アジャイルスピリッツで仕事を効率よく進めるブログ「eXtreme Gadget」を運営するほか,仕事に役立つWebサービスの開発を行っている。代表的なものに「StartCommand」「D3timer」がある。関西ライフハック研究会のコミュニティも主催している。gihyo.jpで「GTDでお仕事カイゼン!」の連載を執筆。共著として「Life Hacks PRESS Vol.2」もある。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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