モヤモヤ議論にグラフィックファシリテーション!

第44回 会議ですぐ使える!ネガティブを[吐き出し切る]安全な方法

この記事を読むのに必要な時間:およそ 5.5 分

前回からの続きです。

チームを一気に未来志向にするためには「参加者の抱えているネガティブな気持ちを吐き出し切らせてあげる」こと。ですが,なかなか吐き出し切れずに多くの会議が失敗。これは「吐き出せない・止まらない」参加者 VS ⁠待てない」主催者 の「気持ちと気持ち」の戦い,心理戦です。つまり言い換えれば①いかに速く吐き出させ,②いかに速く止めるか。この2点に注意することが「安全設計」のポイントにもなります。

ということで,早速その具体的で実践的な内容をご紹介していきます。

①速く吐き出してもらうための安全設計

まずはいかにスムーズに吐き出してもらうか。そのために最低限外せない「①吐き出せない」参加者の気持ちを汲んだ準備は,次の5つです。

  1. 少人数で「スモールスタート」
  2. 会話のルール「否定しない」
  3. 本当の安全確保:「キーマン」からのお墨付き
  4. 歓迎~もてなし~お見送り
  5. 必須入手「参加者リスト」

ポイントは,参加者に「今日はネガティブな発言をしてもいい “安全な場⁠である」ことを会議室に入った瞬間から⁠終わりまで⁠感じさせ続ける配慮です。

1.少人数で「スモールスタート」

最初はとにかく3~4人の少人数に分かれて始めます。 ネガティブな気持ちを吐き出してもらう会議こそ大事なポイント。出席者が20人居たとしたら,4人×5テーブルに分かれて対話を始めます。ご存知の方も多い,まさに「ワールド・カフェ・ダイアログ」の手法です。

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「ワールド・カフェ・ダイアログ」とは,1テーブル3~5人に分かれて20~25分ほど対話をしたら,メンバーを入れ替えて2ラウンド,3ラウンドと繰り返して行きます。

わたしはそんな少人数に分かれたテーブルの間を周りながら,聴いて見て,絵巻物に起こしているわけですが,立ち合うたびに「スモールスタートは本当にいいなあ」と思います。

なぜなら,まさに「席の近さは心の距離感と比例する」のです。少人数のテーブルは心の壁を低くするようで,吐き出すスピードと量が,全員が一同にテーブルを囲む会議に比べて,断然違います。最初は多少ためらいがあっても,エンジンが温まるように次第にみなさんの口がなめらかに動いていきます。

例えば,同じ1時間の会議でも,一度に20人が1つのテーブルについて議論した場合,

  • (会議60分)÷(20人)=1人当たりの発言時間3分

になります。

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これが「ワールド・カフェ・ダイアログ」なら,1テーブル4人で1ラウンド20分の対話を3回行うと

  • (対話60分)={(1ラウンド20分)÷(4人)}×3回=1人当たりの発言時間15分

になります。1時間も会議をしているのに発言時間が3分しかなければ,どうしても会議ならではの発言になりがちです。 当たり障りの無いコメントだったり, 周りを見回した発言だったり,⁠こうあるべきだ」といった優等生な意見だったり。本当の気持ちとは真逆な発言になりやすい。

でも15分もあると,ついつぶやいしてしまうのです。本当の気持ちを。しかもネガほど言いやすい。 そこでふときこえてくるホンネから描けた絵は本当にいい絵です。後から見た人たちの共感度も,とにかく高い。⁠ネガを速く吐き出してもらう」にはとにかく「どれだけ発言したか(量)⁠に比例します。

かつ,発言の「量」が多ければ多いほど,結果的に発言の「質」を上げていきます。いい発言を引き出したければ,まずは一人あたりの発話の機会(量)を増やすして,一人一人の重たい口を軽くすることです。⁠何を言うか(質)⁠よりも「どれだけ発言できるか(量)⁠を考えて設計することが本当に大事です。

「うちの社員は会議で思ったことを気軽に発言することに慣れていない」という会社では,2人一組のペアになってから始めたりします。あくまでも参加者の顔ぶれを見ながら,そのヒトたちにあった「心の壁が低くなる規模感」を大事にしてスタートします。そして口の滑りがよくなってきてから全体会議に入るという流れが効果的です。

ちなみに,⁠1テーブル5人以上」になると,途端に発言をサボる人が出てきます。あくまでもわたしの実感値ですが,⁠1テーブル20人」だとなおさらサボれることは簡単に想像つくと思います。⁠1テーブルに4人」という規模は絶妙に「話さざるをえない」状況をつくりだしているようです。できるなら「4人以下のスモールスタート」をオススメしています。

2.会話のルール「否定しない」

対話を始める前に必ず「お互いの発言を否定しない」という会話のルールを伝えます。実際,主催者の方々は会議の冒頭で次のような補足説明をつけて伝えています。

  • 「今日は否定をする前に,相手の言葉をまずは受け取ってみましょう」
  • 「違いを楽しみましょう」
  • 「その言葉の背景にあるものに思いを馳せてみましょう」

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ワールド・カフェなど「対話」を取り入れた会議では,始める前に必ず参加者に「会話のエチケット」⁠話し合いの約束事5」⁠今日の会話のルール3」といったものが伝えられています。主催者によって呼び方や内容,項目の数も違いますが,そのとき1つだけ共通して「これだけは外せない」と絵筆を通して確信するのが「相手の発言を否定しない」です。

たった一言の約束ですが,これが最初に伝えられているといないとでは,大きく議論の流れが違ってくるのです。ルール無きまま始まった会議では,主催者の気付かないテーブルで参加者同士が嫌な思いをして,ナベブタが閉じてしまったりしています。一方で,このルールを一言伝えておくだけで,⁠あ,今オレ否定しちゃった」と口を抑える人や,⁠今日は否定しないですよ」と後輩に指摘されて「ごめんごめん」といったやりとりが生まれています。そういう光景を見るたびに「このルールは本当によく効くなあ」と思っています。ネガティブな気持ちを共有する会議には外せない安全設計の1つです。

著者プロフィール

やまざきゆにこ

様々な議論の現場で,グラフィックファシリテーション(=グラフィックレコード+グラフィックフィードバック+グラフィックダイアログ)を実施する。300人超のシンポジウムから,企業も国籍も違う参加者の集まる研究会,組織を横断したプロジェクト,経営者・リーダークラスのビジョン研修,組織研修,顧客との協働プロジェクトなど多岐に渡る。企業・組織の事業判断・意思決定,プロジェクトや個人の意識・行動変革の一助になればと"絵筆を持って"活動中。

グラフィックファシリテーター(graphicfacilitator)は,やまざきゆにこの商標登録です。

グラフィックファシリテーション.jp:http://www.graphic-facilitation.jp/

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コメント

  • 出展元とコピーライトを入れていただければ(^^)/

    杉村さま。お返事遅くなってすみません!いつもありがとうございます。ぜひぜひ使ってくださいませ。ただ使用のときに出典元を必ず入れてくださいませ。例えばこんな感じでしょうか→ Copyright (c)グラフィックファシリテーターやまざきゆにこ 技術評論社gihyo.jpより

    Commented : #2  やまざきゆにこ (2015/01/26, 22:03)

  • お尋ね~先生の描かれた絵をワークショップの説明に使ってもいいですか?

    先生、こんばんは!初めてお便りいたします。先生の「モヤモヤ議論にグラフィックファシリテーション!」を2年前から関心を持って拝読させて頂いているものです。絵心や感性のない私ですが今からの会議には先生のおっしゃるグラフィックファシリテーションは欠かせないものと共感し少しでも理解できればと何度も読まさせて頂いています。先生が描かれている絵は表情豊かで場にマッチしています。私が関係するボランティアグループのワークショップで説明するのに使わせて頂くと分かりやすいと思い、これまで描かれていらっしゃる絵の一部を説明の際に活用させて頂きたいのですがよろしいでしょうか。

    Commented : #1  杉村 義男 (2015/01/20, 19:54)

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