ほしいデータを瞬時に「検索」「出力」するExcel活用術

この本の概要

「膨大な顧客名簿から必要なデータをまとめたい」
「バラバラに管理されている商品リストから納品書にデータを取り出したい」
「毎日増える売上データを各部署に振り分けて送りたい」

こんな日々のExcel処理は，データ抽出機能正しく使いこなせば，もっとスピーディに処理できます！

本書では，ビジネス現場での経験豊富な著者が，本当に効率化できる機能を厳選して解説。フィルター，テーブル，関数，アウトライン，クエリ……など，数ある便利機能を正しく使いこなし，「必要なデータをすばやく正確に見つけ出す」抽出方法が学べます。

自己流のExcelに限界を感じている方，Excelでもっと効率アップしたい方には必携の1冊です。

こんな方におすすめ

  • Excel初級〜中級者／Excelでたくさんのデータ抽出作業を効率化したい方

著者の一言

本書は，Excelで作成した表から必要なデータだけを，どうすれば日々の業務が滞らないように，スピーディーに取り出せるかをまとめた本です。
日々の業務では，さまざまな状況から，作成済みの表から取り出すための抽出作業が必要になります。たとえば，以下のようなときです。

  • 必要な項目だけの表がほしいとき
  • 共通の項目に該当するデータが別表にあるとき
  • 月初に集計/分析，検索したいのは複数のブックのデータであるとき
  • 表のデータをそれぞれの管轄に連携したいとき

少ないデータなら，必要なデータだけを行列の非表示で表示したり，コピーして指定の表に貼り付けるといった作業でも対応できるかもしれません。しかし，大量のデータが必要な場合は，大量の行列の非表示作業による時間のロス，間違ったデータや重複したデータのコピーで正確なデータを取り出せないミスが生じます。
そこでExcelには，動作が不安なコピペや行列の非表示に頼らなくても，大量のデータでも表から容易に取り出せるように，さまざまな抽出機能が用意されています。特に，最新バージョンのExcel2021/Microsoft365では，抽出に特化した関数が追加され，表からの抽出作業がより手軽にできるようになっています。
Excelの機能の中で，本書で抽出のために利用する機能は以下のとおりです。

  • フィルター
  • テーブル
  • フィルターオプションの設定
  • アウトライン
  • ピボットテーブル
  • クエリー
  • 重複の削除ボタン
  • 関数

これらの機能を使用して，以下のようなさまざまなデータの取り出しを初心者でも対応できるように解説します。

  • 必要なデータだけを指定の場所へ指定の形で抽出したい
  • 複数のシートやブックの表から抽出したい
  • とにかく早く抽出したい
  • 元データの変更や追加に対応して抽出したい

ただし，コードの記述が苦手なユーザーでも利用できるように，クエリーやマクロでコードの記述を変更するなどの操作までは解説していません。また，本書のサンプルは，操作がわかりやすいように，おもに同じ名簿・売上表を使用して解説しています。普段の業務で使用する表からの必要なデータの取り出しに困ったときは，本書の解説を参考にしてみてください。
本書は，「なんとかExcelの機能や数式だけでデータをスピーディーに探し出し，出力したい」というユーザーのために，データ抽出の基本から応用までをひととおりマスターできるExcel本です。

著者プロフィール

不二桜（ふじさくら）

大阪府大阪市在住。
PC雑誌「アスキーPC」(1998年4月〜2013年8月）で，Excel関数の連載を9年間行う。同時にテクニカルライターとして，多数のムック，雑誌，書籍を発売。現在は，フリーでさまざまな企業の集計業務に携わりながら，その実務経験をもとにOffice関連の書籍の執筆を行う。直近の著書に『Excel集計・抽出テクニック大全集』『Excel最強集計術』（技術評論社）がある。