• 「必要なファイルがどこにいったかわからなくなった……」
• 「大量のメールに埋もれて，大事な要件を見逃してしまってエラいことに……」
• 「やるべきことがあれこれあって，収集がつかない……」

そんなことが常態化していないでしょうか？

デジタル時代こそ情報の整理は難しい

原因として挙げられるのが，「⁠情報がうまく整理できていない」こと。パソコンのファイル，メール，メモやノート，スケジュール，ToDoなど，さまざまな情報といかにつきあうかが，現代の仕事の生産性を大きく左右します。

ただ，日々捌かなければいけない情報はどんどん増えつつあるうえ，以下のような理由で情報を整理するのは難しい面があります。

• さまざまな種類のファイルやアプリがある
• デスクトップパソコン，ノートパソコン，スマホ，タブレットなど複数の機器を使うのが当たり前
• 連絡手段が多様化し，Twitter，Facebook，LINE，Skypeなど，メール以外の手段も使われるようになった

では，どうすれば効率的に情報を整理できるのか？ それは，以下の2つのシンプルなルールを守ることです。

ルール1：受け取った用件やファイルは，まず「受信箱」に置く

今やっている仕事とは別の用件のメールやファイルを受け取ったとき，「⁠あとで見ればいいや」と放っておくと，いざとりかかろうとしたときに「あれ，どこだっけ？」となりがちです。そんなことにならないよう，受け取った用件やファイルは，必ず決まった「受信箱」に置くようにしましょう。会社で，紙の書類を「未決」と「既決」のトレイを置いて処理するのを目にしますが，デジタルでも同じように考えればいいのです。

いったん受信箱に入れた情報のうち，すぐ処理できるものはその場で処理し，時間がかかる処理は案件ごとに分けてから処理します。そして，処理が終わったら，アーカイブ（保管庫）に仕分けます。

ルール2：データの種類ごとに管理する場所を決める

データの種類によってどこに置くかを決めておけば，データを保存するときや探すときに迷わなくてすみます。最新のクラウドサービスを使い，以下のように管理するのがおすすめです。

• メールは，Gmailで管理する。
• メモやノートなど，参照する情報はEvernoteで管理する。
• 作業ファイルは，Dropboxで管理する。
• 予定は，Googleカレンダーで管理する。
• ToDoは，GoogleタスクやNozbeなどのサービスで管理する。

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