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ルールがわかれば資料作成もバッチリ! 資料作成スキルはどのようにして身につけるのか?

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皆さんは,上司から「資料を作りなさい」と指示をされ,困ったことはないでしょうか? あるいは,必死になって作った資料を上司に見せたところ「全然ダメだから作り直しね!」と言われた経験はないでしょうか? 世の中で「働き方改革」が叫ばれる中,⁠わかりやすく,論理的で,説得力のある」資料を使い,効率的にコミュニケーションをとることがますます求められています。その一方,ビジネスパーソンの資料作成スキルはなかなか向上していきません。なぜでしょうか?

理由の一つとして,資料作成のスキルが,会社内に浸透していない,ということがあります。Excelを使った表計算やデータ分析に比べて,資料作成のスキルに長けた人が社内におらず,誰も教えられない/教えてもらえない,といった事態が生じているのです。また,資料作成のスキルそのものに対する軽視もあります。⁠たかが資料作成でしょ?」⁠情報を何枚かの用紙にまとめればいいんでしょ?」といった意見を持つ方が,特に50代以上の人を中心に,多くいるようです。

資料作成の目的は,コミュニケーションです。コミュニケーションが目的である以上,伝えたい情報を正確に,効率的にまとめる必要があります。それは,口頭やメール,電話等でのコミュニケーションと同じことです。それが社内資料であれ,社外資料であれ,伝わりにくい資料を使ったコミュニケーションでは,円滑な仕事の進行は実現できないでしょう。

このような資料作成のスキルは,ビジネスに関わる知識やスキルを総合したものであるともいえます。例えば資料作成のプロセスには,次のようなステップが含まれます。

  • 目的設定
  • ストーリー作成
  • 情報収集
  • スケルトン作成
  • 箇条書き
  • 図解
  • グラフ
  • プレゼンテーション

さらには,次のようなビジネススキルが必要とされます。

  • PowerPoint操作
  • リサーチ技法
  • ロジカルシンキング
  • ビジネスフレームワーク

このように,資料作成には「ビジネスの総合力」が求められるのです。

それでは,こうした難易度の高い資料作成スキルを身につけるには,どのようにすればよいのでしょうか? それは,⁠資料作成のルールを知る」ことにあります。資料作成において重要なのは,⁠ルール」を習得することです。ルールを知らずに資料を作っていても,時間を浪費するばかりです。⁠ルール」を理解すれば,⁠伝わる」資料を,⁠効率的」に作成できるようになるのです。

PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則は,こうした資料作成のスキルを154のルールに分けて整理した,資料作成の決定版ともいえる書籍です。元外資系コンサルタントが1,500名を超える受講者に解説をしてきたノウハウが,528ページの中に凝縮されています。さあ,この本を片手に,資料作成技法をマスターしませんか?

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