Wordでテキパキ! 定型処理&日常業務

[表紙]Wordでテキパキ! 定型処理&日常業務

B5変形判/256ページ

定価(本体2,480円+税)

ISBN 4-7741-2879-1

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書籍の概要

この本の概要

Wordを日常的に使っている初級〜中級レベルの実務ユーザーの方に最適。仕事上の書類を作成する際に,効率的に業務をこなす工夫や解決策について解説しています。

入力作業からスタイル・書式設定,図表作成,印刷処理まで,日常業務の効率アップ&悩みを解決!

こんな方におすすめ

  • Wordを仕事や事務などで日常的に使っている方。
  • Wordで効率よく仕事上の書類を作成したい方。
  • Word初心者〜中級レベルの方

目次

Part1 これで快適!Wordの画面を使いやすくする

  • 1-1 メニューバー,ツールバーを使いやすくする
    • メニューバーの「時間差表示」をやめればコマンドが一目でわかる
    • ツールバーの「1行表示」をやめればボタンが見つけやすくなる
    •  コラム:ツールバーを呼び出す/隠す
    • フォント一覧の表示を速くする
    • 大きなモニタではボタンを大きくすると便利
  • 1-2 Wordウィンドウを広く使う
    • Wordウィンドウを画面一杯に表示する
    •  コラム:モニタの解像度を変える
    •  コラム:複数のWord文書を切り替える
    • 文書画面の「全画面表示」は問題あり
    • メニューバー,ツールバーを横に置けば表示行数が増える
    • ルーラーは必要なときだけ呼び出せばよい
    •  コラム:ルーラーの目盛間隔はオプションで決まる
    • 水平スクロールバーは隠してもかまわない
    •  コラム:ステータスバーは隠すこともできる
    • これでゆったり!文書画面
  • 1-3 作業ウィンドウの表示方法や形を変える
    • 起動時に作業ウィンドウを表示させないようにする
    • 作業ウィンドウを呼び出すいろいろな方法
    • 作業ウィンドウの種類を変える
    • 作業ウィンドウの大きさや場所は変えられる

Part2 作業によって文書表示を便利に使い分ける

  • 2-1 「印刷レイアウト」表示モードを使いこなす
    • 文書作りの基本は「印刷レイアウト」表示モード
    • 作業に合わせて文書画面をズームする
    •  コラム:起動時の表示倍率は前回最後に指定した表示倍率になる
    • 入力中や閲読に便利な余白隠し
    • 画像を隠してスクロールを速くする
    • 行番号を表示する
    •  コラム:レイアウト表示モードと背景色
    •  コラム:[印刷レイアウト]画面からダイアログボックスやヘッダー・フッターを呼び出す
  • 2-2 「下書き」表示モードを使いこなす
    • 文章執筆や閲読に便利な「下書き」表示モード
    • 下書き専用のフォントを使えば見やすくなる
    • 1行を画面幅一杯に表示する
  • 2-3 文書表示の補助機能を使いこなす
    • 見出し構成の確認や閲読に便利な「見出しマップ」
    • 「見出しマップ」の表示を変える
    • イメージ確認に便利な「縮小表示」
    •  コラム:垂直スクロールバーの位置表示ポップアップ
  • 2-4 「段落記号」や「蛍光ペン」などの表示を使い分ける
    • 「段落記号」を表示する/隠す1
    •  コラム:改ページオプションなどが設定されている段落の表示
    • 「タブ文字」や「スペース」を表示する/隠す
    •  コラム:編集記号の表示オプション
    • 「蛍光ペン」によるマーキングを一時的に隠す
    •  コラム:「蛍光ペン」によるマーキングをまとめて消すには
    • 知っておきたい日付やページ番号の網かけ表示

Part3 定型処理のテクニックで効率アップする

  • 3-1 文書作りを効率アップ
    • [新規作成]ボタンで定型仕様の文書を簡単作成
    • よく使う文書フォルダをWordに登録
    •  コラム:フォルダへのショートカットを「既定のフォルダ」に置く
    • 最近使った文書の表示数は「9」まで増やせる
    •  コラム:最近使った文書の一覧をクリアする
    • 定型文書作りの決め手は「テンプレート」
    • 用途ごとに専用のテンプレートを作る
    • 作ったテンプレートを専用のタブに表示する
    • テンプレートの保存フォルダへのショートカットを作る
  • 3-2 入力作業を効率アップ
    • 言語バーが常に見えるようにする
    • 「Microsoft IME スタンダード」と「Microsoft ナチュラルインプット」
    • 「言語バー」のボタンを変える
    • 「Microsoft IMEスタンダード」の設定を変える
    •  コラム:上書きモードが働かない?
    • 入力しにくい語句,間違えやすい語句は単語登録で解決
    • 「オートコレクト」を使えば文字を書式付きで入力できる
    • 語句や段落を書式付きで「オートコレクト」に登録
    • 手紙や見積書でよく使う短文は「定型句」が便利
    • よく使う短文を「定型句」に登録
    • 定型句を特定の文書でのみ使えるようにする
    • 知って使えば役に立つ「入力フォーマット」
    • 文字入力と文字の書式設定に便利な「入力フォーマット」
    • 段落の書式設定に便利な「入力オートフォーマット」
    • 手紙などの定型文で便利な「入力オートフォーマット」
    • 英文で役に立つ「入力オートフォーマット」
    • その他の「入力オートフォーマット」
    •  コラム:入力オートフォーマット,オートコレクトの結果を取り消す9
    • 用語の意味を調べるなら[Alt]+クリック
  • 3-3 編集作業を効率アップ
    • 文字選択のオプションを活用する
    •  コラム:選択範囲に段落記号が勝手に含まれてしまう!?
    • マウスで素早く単語や句を選択
    •  コラム:蛍光ペンで簡単マーキング
    •  コラム:知っておきたい段落の選択テクニック
    • 意外に便利な矩形選択
    • 広い範囲を楽に選択する
    • ショートカットキーでいろんな場所にジャンプする
    • ジャンプボタンでジャンプする
    • [検索と置換]ダイアログボックスを閉じても検索できる
    • わかって使えば便利な「スマートカーソル」(Word2003)
  • 3-4 書式設定を効率アップ
    • 入力中の書式設定はショートカットキーが便利
    • 「書式の履歴」で同じ書式を再利用
    • 同じ書式はコピーが便利
    • 蛍光ペンでマーキングしてから書式に置換
    • 書式を置き換えるにはショートカットメニューが便利
  • 3-5 スタイルを使って効率倍増
    • 「スタイルと書式」作業ウィンドウの中身をすっきりさせる
    • 段落や文字の書式を決めるスタイルは3種類
    • 既存のスタイルの書式内容を変える
    • 本文には[本文]スタイルを使う
    • [箇条書き]書式と[箇条書き]スタイルの違い
    • [見出し]スタイルの番号付けに失敗しない方法
    • [箇条書き]スタイルと[見出し]スタイルはインデントとタブに注意
    • 「リスト」スタイルの使い方は要注意
    • 段落スタイル,文字スタイルを作る
    •  コラム:スタイルの変わり目だけ段落の間を空ける
    • スタイル作りを楽にするコツ
    •  コラム:具体的に試しながらスタイルの書式を決める
    •  コラム:段落スタイルの一番簡単な作り方
    • スタイル設定はショートカットキーが便利
    •  コラム:スタイルチェックに便利なスタイル表示
    • 同じスタイルを別の文書でも利用する
  • 3-6 図の処理を効率アップ
    • 図や写真の保存フォルダを登録すれば挿入が楽になる
    • 図や写真を最初から[前面]形式で入れる
    • 図や写真を思いどおりに配置するポイントは「アンカー」
    • 図や写真のアンカーを最初から固定する
    • よく使う描画キャンバスの体裁をWordに登録
    •  コラム:描画キャンバスの自動挿入機能を無効にする
    • オートシェイプを簡単にコピーする
    • 似たようなオートシェイプをたくさん作る
    • 特殊ボタンで「描画キャンバス」の中身をまとめて選択
  • 3-7 表の処理を効率アップ
    • 表作りは最初に全体の幅を決めるのがコツ
    • 複雑な表は「セル結合」と「セル分割」を活用する
    • 表の書式設定は「全体」から「部分」へ
    • よく使う表の書式を「表スタイル」に登録
    • よく使う表の基本形を「定型句」として登録
  • 3-8 印刷処理を効率アップ
    • 「印刷」ダイアログボックスを呼び出すボタンを組み込む
    • よく使う印刷設定をプリンタに登録
    • 「逆順印刷」で用紙入れ替えの手間を省く
    • 印刷に使う用紙トレイを文書に登録
    • よく使うプリンタを優先表示させる
    • Wordから「通常使うプリンタ」を変えることもできる
    •  コラム:プリンタの一覧を[スタート]メニューから呼び出せるようにする
    •  コラム:複数の文書をまとめて印刷する

Part4 ストレス解消!自分好みのWordに変える

  • 4-1 「アドイン」テンプレートを使いこなす
    • Wordには3種類のテンプレートがある
    • 「アドイン」テンプレートを作る
    • 「アドイン」テンプレートの保存場所
    •  コラム:テンプレートの「既定のフォルダ」を変える
    • テンプレートをWordに「アドイン」する
    • Wordへの「アドイン」を解除する
    •  コラム:「アドイン」テンプレートとWordのセキュリティ
    •  コラム:Windowsの「隠しフォルダ」を見えるようにする
  • 4-2 Wordの機能を使いやすくする
    • 専用の「アドイン」テンプレートを用意する
    • メニューバーの中身をアレンジする
    • 新しいメニューを追加する
    • ショートカットメニューの中身をアレンジする
    • 新しいツールバーを作る
    • 隠れた機能をメニューバーやツールバーに追加する
    • コマンドの短縮キーを変える
    • ボタンの体裁を変える
    • メニューバー,ショートカットメニュー,ツールバーの状態を元に戻す
    •  コラム:Word2003の「ユーザー設定」機能
    • いろんな機能にショートカットキーを割り当てる
    •  コラム:アドインテンプレートに「定型句」を登録する
  • 4-3 「マクロ」機能を使ってみる
    • 操作手順を記録してみる
    • 記録したマクロの中身を確かめる
    • 記録したマクロを実行してみる
    • マクロをツールバーに組み込む
    • これからのマクロ学習のために