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Office 2007への乗り換えポイント

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すでに新しいOffice 2007の画面を,見かけた方も多いでしょう。どんな感想を抱きましたか?

従来のOfficeを使っていた方にとっては,新しいOffice 2007は戸惑いの連続になるかもしれません。その戸惑いは,従来のOfficeを使い慣れている人ほど,大きいものになるでしょう。なぜなら,使いたい機能が,なかなか見つからないからです。

Office 2007には,便利な新機能もたくさんありますが,まずは大勢の方が直面するであろう,「○○はどこだ!?」という戸惑いを軽減するためにも,メニューバーとツールバーに代わる新機能「リボン」について,簡単に紹介していくことにしましょう。

「リボン」のしくみ

まず,新しくなったOffice 2007の画面を見てみましょう。基本的な操作や考え方は,どのソフトでも同じです。ここでは例として,Excel 2007を起動してみましょう。

まずは注目の画面上部です図1)。メニューバーがなくなって,その位置には「タブ」が並んでいます。タブに表示されている機能(ボタン)は,さらにいくつかのグループに分かれています。このような,機能(ボタン)をタブごとに分類したしくみが「リボン」です。

タブをクリックすれば,利用できる機能が切り替わるのはもちろんですが,Office 2007では,そのときの作業に応じたタブが,自動的に表示されるようになっています。たとえば,表の中にカーソルがあると表専用のタブが表示される,という具合です。

また,タブの構成は,以前のメニューバーとはかなり違っています。機能全体を,作業の目的に合わせて再分類したと考えればいいでしょう。その結果,以前のメニューの項目名から名称が変わった機能や,リボンには入らなかった機能などが出てしまいました。それが,見た目の変化以上に,従来のOfficeユーザーが戸惑ってしまう原因の1つになっているようです。

図1 Excelのリボン

図1 Excelのリボン

「名前を付けて保存」はどこ?

さて,リボンのしくみがわかったところで,タブをざっと眺めてみましょう。すると,使う機会の多い[上書き保存][元に戻す]などのツールボタンが分類されていそうなタブがありません。また,従来の[ファイル]メニューにあった[名前を付けて保存]なども見あたりません。

まず,前者の使う機会の多い機能ですが,これはタイトルバーの左端のほうにある[クイックアクセスツールバー]に登録されています図2)。小さいので少しわかりにくいかもしれません。クイックアクセスツールバーに表示する機能は,自分で追加や削除を行うこともできます。

また,後者ですが,そのソフトでの作業を開始・終了するときに必要となる機能や,ソフト全体に関係する設定などは,左上のWindowsの丸いボタンに,メニューとして用意されています。このボタンを[Office]ボタン([Microsoft Office]ボタン)と呼びます。

図2 [Office]ボタンのメニューとクイックアクセスツールバー

図2 [Office]ボタンのメニューとクイックアクセスツールバー

従来のOfficeユーザー向きのボタンがある!

Office 2007では,各機能にマウスポインタを合わせたときに表示される「ツールチップ」が,これまでより大きな文字で,しかも説明付きで表示されるので,慣れるまではこの表示を手がかりにするといいでしょう。

しかし,「○○はどこ?」などと,いちいち説明を確認しながら作業するのは面倒です。そこで,従来のOfficeユーザーにおすすめなのが,タブのいくつかのグループで右下に表示されている,小さい矢印のようなボタンです。この小さいボタンは[ダイアログボックス起動ツール]という名前で,その名のとおり,クリックするだけで,その機能のダイアログが表示されます。

たとえばExcel 2007では,[ホーム]タブの[フォント]グループの右下にある[ダイアログボックス起動ツール]ボタンをクリックすれば,それだけで[セルの書式設定]ダイアログが表示されます図3)。ダイアログの内容は従来のOfficeとほとんど同じなので,慣れた操作で作業を進めることができるでしょう。

また,これまでは,右クリックのメニューから目的の項目を選ぶか,あるいはメニューバーからいくつかの項目をたどらないと,ダイアログは表示できませんでした。それが1回のクリックで表示できるのですから,ちょっと便利ではありませんか?

そこで,まずはどのタブのどのグループで,どういうダイアログボックスが表示されるのかだけでも,確認しておくといいでしょう。

なお,グループによっては,[ダイアログボックス起動ツール]ボタンで作業ウィンドウが開くこともあります。

図3 [ダイアログボックス起動ツール]ボタン

図3 [ダイアログボックス起動ツール]ボタン

Office 2007の基本操作や新機能について

さて,Office 2007の新機能である「リボン」について少し説明しただけで,もう紙面がなくなってしまいました。

Office 2007の新機能や詳しい使い方を確認したい方は,各ソフトの解説書などをご参照ください。まずはWordとExcelに始まり,PowerPointやAccessも,続々と登場する予定です。ご期待ください。

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