うまくいくチーム開発のツール戦略

第16回ドキュメントにかかわる時間を効率化すれば生産性はもっと上がる!(後編)

前編から、日常業務の効率化に力を発揮するコンテンツ管理システムAlfrescoを紹介していますが、Alfrescoの持つ3つの特徴のうちの1つ、⁠シンプル」さについて述べたところでした。ここからは残り2つの「スマート」「オープン」という特徴がどのようなものかを解説します。

スマート

コンテンツの編集においても、余計な手間をかけることなく編集作業に専念できる工夫がなされています。Alfrescoでは、AOS(Advanced Office Services)を実装しており、Officeドキュメントを直接開いて編集できます。編集をしている間、ドキュメントは自動的にロックされ、ほかのユーザが編集や更新することをブロックします。また、ドキュメントにメタデータ(プロパティ)がある場合にも、Office内で確認や編集ができるので、メタデータも一貫してOfficeアプリケーション内で編集/利用することができます図1⁠。

図1 AOSでのプロパティ編集
図1 AOSでのプロパティ編集

ドキュメントを再利用するうえで重要な検索についても、目的のドキュメントをすぐに見つけられる機能が備わっています。ライブサーチ機能では、検索窓にキーワードを入力すると、該当するドキュメントがすぐに一覧表示されます。さらに、検索結果をさまざまなプロパティ条件でフィルタリングすることで、見つけたいドキュメントを絞り込めます図2⁠。

図2 検索結果のフィルタリングとハイライト(囲み個所)
図2 検索結果のフィルタリングとハイライト(囲み個所)

コンテンツプラットフォームを十分に活用したスマートフォルダ機能は、物理的なフォルダ構造に依存しない形でコンテンツを利用ユーザが再構成できます。たとえば、技術者側にあるコンテンツが製品ごとにそれぞれフォルダに分類されていて、その中でそれぞれの用途別のドキュメントがサブフォルダになっているようなとき、マーケティングや営業側にいるユーザにとっては、その資料がリリースノートやデータシートごとに再分類されているほうが便利な場合があります。このようなケースでスマートフォルダを利用すると、実際の物理的なフォルダ構造に依存せずに、さまざまな切り口の仮想的なフォルダ構造でブラウジングができます。これは再利用性を向上させる大きな機能です図3⁠。

図3 スマートフォルダのイメージ図(同じ模様のドキュメントはそれぞれ同一のドキュメントを指す)
図3 スマートフォルダのイメージ図(同じ模様のドキュメントはそれぞれ同一のドキュメントを指す)

オープン

オープンな技術を利用した、オープンソースのAlfrescoは、外部との接続に対してもCMISやFTPなどの標準的なプロトコルを利用できるので、自社のアプリケーションや外部システムとの連携も容易です。また、Alfrescoのコア機能の分離を徹底したREST API化と、モジュール化により、ユーザは必要な機能だけを使って外部システムと連携したり、Angular.jsをベースにしたAlfresco Development Frameworkを利用して、業務に適したユーザアプリケーションを短時間に作成することができます。こうしたモジュール化がもたらす恩恵は、カスタマイズやインテグレーションだけでなく、システムのスケーラビリティにも及び、12億ドキュメントの管理をAWS上で実証しています

最後に

シンプル、スマート、オープンなAlfrescoは業務の効率化をもたらし、ビジネスワーカーの時間の使い方を変える大きな力となります。Alfrescoをこの機会にぜひお試しください。Alfresco製品は、Alfresco社のサイトからダウンロードして評価いただくことができます。また、製品に関する質問、問い合わせはリックソフトを含むAlfresco社のパートナーからできますので、お気軽にご相談ください。

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