ビジネス資料は，自分や他人が作成したモノを使いまわすことも頻繁にあるでしょう。しかし，長年使いまわし続けていると，いつのまにか「時代遅れ」の資料になり，共有相手に大迷惑をかけているかもしれません。

その代表例が「エクセル方眼紙⁠」⁠。エクセル方眼紙は申込書などのフォーマットに使われる方法で，Excelのワークシートを方眼紙状に設定し「セルの結合」で自由に設計できる資料です。

これは「印刷結果さえ整っていれば，作業工程は問わない」ことが前提の資料です。しかし，いまや資料はインターネットを通じてファイルを共有し，直接再編集・入力してもらうことも増えました。この場合，エクセル方眼紙では以下の弊害を生じてしまいます。

• 入り組んだ複雑な表になり，作成・再編集・使用に時間がかかる
• 入力してもらったデータを再利用するためにセル結合を解除する手間がかかる
• 最小限のセル数で作った資料と比べて，ファイルが重くなる

では，フォーマットはどのように作成すればいいのでしょうか？　ポイントは「印刷して記入してもらうのか／直接ファイルに入力してもらうのか」で，作成方法をしっかり切り分けることです。

ここでは，前者の記入してもらう資料を考えてみましょう。このような資料は，記入欄がわかりやすいことはもちろん「作成・再編集しやすい」ことも焦点になります。それなら，断然Wordの表がおすすめ。以下のWordの表機能を理解すれば，作成時間も再編集時間もかなり短縮できます。

このように，資料に必要な機能とソフトに備わっている機能を理解したうえで作成すれば「6666万人（全社会人）にやさしい資料」になります。そこで，『⁠エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい』では，長文文書・リスト表・申込書の事例ごとに，作成で使えるWord・Excelのテクニックを紹介。社会人に必須な「最低限」の資料作成を解説し，発売1週間で「2.2万リツイート，9.9万いいね」を獲得した『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』の著者がお教えする，だれでも手を加えやすい資料作成ノウハウを身につけましょう！