エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい
~「他人の後始末」で、もうだれも苦しまない資料作成の新常識
2021年4月14日紙版発売
2021年4月9日電子版発売
四禮静子 著
A5判/240ページ
定価1,848円(本体1,680円+税10%)
ISBN 978-4-297-12044-3
書籍の概要
この本の概要
「このマニュアル,本文を修正したら目次も手直ししなきゃダメなの!?」
「引き継いだ顧客リストが,セル結合されていて並び替えられない!」
「申請書に情報を打ち込んだらレイアウトが崩れた……どう入力すればいい?」
いまの作りかたのままだと,相手にこんな大迷惑をかけているかもしれません!
社会人として「最低限」だけど守れていない資料作成のノウハウを取り上げ,日本中で話題沸騰となった『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』では扱えなかった迷惑書類を根本解決する方法を事例ごとに完全解説。だれでも再編集・入力しやすい「全社会人にやさしい資料」を作るWord/Excelのテクニックを2000人以上の受講生に指導したベテラン著者がお教えします!
こんな方におすすめ
- 『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』から1段階深いWord/Excelのテクニックを知りたい方
- 「他人に迷惑をかけない資料」の作成方法を知りたい方
著者の一言
「他人の後始末」ほど嫌われる作業はない
あなたが仕事をするときに気をつけていることは何ですか?
「新しいクライアントに会うとき,第一印象がよくなるように心がける」
「日常業務は効率よくこなす努力をする」
「仕事仲間に迷惑をかけないように,自分の仕事に責任を持つ」
ほかにも,気をつけていることはたくさんあることでしょう。
自己中心的でミスが多く,だれかから言われるまで行動しない人は,嫌われますよね。これは資料作成という業務でも同じはず。それなのに,なぜ多くの人が自己中心的で非効率で,まわりに迷惑をかける資料を作ってしまうのでしょうか?
相手のことを考えず,自分だけわかればいい,見栄えがよければそれでいい,と自己満足な資料作成をすることで,あなたが知らない間に「他人に後始末」をさせていることがあるかもしれません。
たとえば「 年 月 日」のように,文字入力欄をスペースで作った資料に心当たりはありませんか? このような作成方法はWordでもExcelでも見られますが,実際に文字を入力すると,資料のレイアウトがズレてしまいます。入力した文字数にあわせてスペースを削除しなければ文字の配置は整いません。
氏名・住所・生年月日ほか,たくさんの入力欄がこんな調子では「申し込みやめた!」となりかねません。ほかにも,
- 前任者が文章主体の資料までExcelで作成したので,再編集できず作りなおさなければならない
- 長文の資料がダラダラと入力されていて読む気がしない。書式の統一をやり直さなければ読みづらく目次の自動更新もできない
- リスト表の項目にフィルターをかけたらセルが結合されていて使用できない。セルの結合をすべて解除し,整理しなおさなければならない
- 社内で使用している資料が「こんな作成方法は周囲が迷惑する」とわかっていながら,使いまわして作りなおさない
……などなど,「他人の後始末」で頭を抱えるケースはどんどんでてきます。特に社外資料では「あ~,あそこの会社ね。PCスキル低い会社だから」「直接言えないけどホント勘弁してほしいよね」という声を耳にします。資料の作り方は,会社のイメージまで変えてしまいかねないのです。
このように,みんなを苦しめる「他人の後始末」をさせる資料はなぜ生まれてしまうのでしょうか?
それは時代にあった資料になっていないからです。
申込書や申請書などの書類をもらい,ペンで記入して提出する時代はもはや過去のもの。住民票や印鑑登録証明書の交付申請書なども「ホームページからダウンロードして使用してください」と配布の仕方が変わりました。さらに,ダウンロードした書類に直接入力して送り返す,というようにオンライン化へ時代は流れています。
これは申請書などのフォーマットに限った話ではありません。長文資料やリスト表なども,クラウド上でファイルを共有しています。オンラインを通じた業務が増えている今,WordやExcelファイルでやりとりしても「再編集しやすい・使いやすい」資料が求められているのです。
また,それに応じて最適な作り方も変化しました。たとえば,よく話題になる「エクセル方眼紙」は,資料を印刷して手書きが前提だった時代の産物であり,今の時代に即していないから是非が問われるのでしょう。時代にあった資料を作成するには,以下3つを意識する必要があります。
共有相手の「スキル」
「私はほかの人よりWordやExcelが使える」と自分のスキルに自信がある方もいらっしゃるでしょう。ですが,資料を利用する相手が,あなたと同等もしくはそれ以上のスキルの持ち主とは限りません。やっとWordやExcelが使える程度かもしれないのです。それなのに,複雑な数式を組むなど,わざわざ難しげなやり方で資料を作成し共有してしまえば,
「まちがって数式を削除して直せない!」
「文字を入力したら枠からはみ出して直せない!」
など大惨事になりかねません。読んでおしまい!という資料ではなく,再利用を目的とした不特定多数の方に向けた資料では,どんな方にも使いやすく入力しやすい資料作成を心がける必要があります。
共有後の「資料の使い道」
入力済みの申込書が集まったあと「入力データをまとめた一覧表を作成してほしい」と言われたら,あなたならどうしますか?
データで入力してある氏名や生年月日などを再度別のシートへ入力しなおすより,コピーして貼り付ければミスもなく手間も省けます。ところが,申込書の入力欄に「セルの結合」を使用していると,入力データのコピー&貼り付けが,たいへんな手間になります。また,共有するリスト表に「セルの結合」を使用すると,フィルターが使用できない,並べ替えできないなどの支障も発生してしまうのです。
このように「資料の使い道」を考えて作成できるかどうかで,共有者のその後の業務が大きく変わります。キチンとした作成方法であれば,かんたんにデータを再利用できて業務が効率化されます。自己中心的で自己満足な資料にならないように気をつけましょう。
共有時の「資料の受け渡し」
「メールに添付された資料のダウンロードに時間がかかる……」なんてことが起きないように,共有するファイルはできるだけ軽くなるように作成するのがキホンです。通信環境によっては,ダウンロードに時間がかかるだけでなく,制限がある場合もあります。
また,自分だけにしかわからないようなフォルダー・ファイル管理では共有相手に迷惑をかけてしまいます。社内外での共有を考えてファイルを管理しましょう。
全社会人にやさしい資料を作るために
前著『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』では「社会人として,この資料作成スキルをスタートラインにしよう」という最低限の考え方や基本操作をご紹介しました。あなたの評価を高める次のステップは,他人に後始末をさせない全社会人にやさしい資料の作成です。そのためには,以下のように作り手側でもう一歩スキルアップしましょう。
- 先述の「相手のスキル」「資料の使い道」「資料の受け渡し」を考える
- WordやExcelに備わっている機能を理解し,適切に活用する
WordもExcelもたくさんの機能があります。「忙しくて覚えきれない!」という方もいるでしょう。そこで,本書では長文作成・リスト表・フォーマットの事例ごと「全社会人にやさしい資料」の作成に必要な機能に絞ってご紹介します。さらに,作例に使用するサンプルファイルはダウンロードして自己学習にお使いいただけるようにしました。
弊社では,さまざまな職種の方が「業務でこれができない」「もっとこうしたいけど,どうしたらいいだろうか」など日常業務での問題を相談にいらっしゃいます。その中での大きな課題は「資料がデータの共有を考えずに作成されている」ため再利用する人が困っているということです。
Word の文書にしてもExcel のリスト表にしても,基本となる最初の資料がキチンと作成されていれば,再利用のときスムーズに結果を出すことができます。これらのことが企業で徹底されていけば,1日の中でパソコンに向かう時間は減少し,もっといろんな行動が起こせることでしょう。また,パソコンでの処理業務を担当している方は,より多くの仕事量を短時間でこなせるようになるでしょう。
この書籍が,全社会人の方にとって,
「なぜ,相手にやさしい資料を作らなければならないのか」
「相手にやさしい資料とは,どんなモノか」
を考えるキッカケになればと思います。そして,書籍を手にしてくれた方が「他人の後始末」をすることも,させることもないスキルを身につけていただくことを願っております。
この書籍に関連する記事があります!
- オンラインで資料をやりとりする今,最適な作成方法は?
- ビジネス資料は,自分や他人が作成したモノを使いまわすことも頻繁にあるでしょう。
本書のサンプル
本書の紙面イメージは次のとおりです。画像をクリックすることで拡大して確認することができます。
目次
- はじめに
- サンプルファイルのダウンロード
第1章 「いままでと同じ作り方でいいや」をやめなさい ~ひと昔前とは激変した「資料作成の常識」を身につける Word・Excel
今日から「エクセル方眼紙」をやめる考え方
- 「印刷できればいい」という時代は終わった
- エクセル方眼紙がダメな理由
- 記入してもらうのか,入力してもらうのかがポイント
- 操作 Wordで列数の異なる表を合体
- Wordの「知られざる機能」を把握して,適切なソフトを選ぼう
- 操作 Wordで自動計算
- 操作 Wordで段落の並べ替え
- 操作 Wordで表の並べ替え
- 操作 Wordの段落の順序変更
「Wordはおせっかい」と決めつけるのは恥ずかしい
- 使いづらいのは,使い方がまちがっているせい
- ホントのおせっかい機能を見極める
- 操作「ミニツールバー」の非表示
- 操作「ハイパーリンク」の自動設定解除
- Wordでの作業をサポートしてくれる「3種の神器」
- 操作 編集記号の表示/非表示
- 操作 常に表示する編集記号の設定
- 操作 ルーラーの表示/非表示
- 操作 グリッド線の表示/非表示
- 操作 グリッド線の間隔設定
ファイル管理で社会人としてのマナーが問われる
- 「ファイル情報」はあいまいなまま共有しない
- 操作 最終更新者・作成者の変更
- 共有相手にやさしい「ファイル名」2つのオキテ
- 操作 フォルダの階層一覧を表示
- 操作 ファイルの名前を1つひとつ変更
- 操作 ファイル名を連番に一括設定
- 相手に渡す資料の「ファイル形式」は要チェック
- 操作 ファイルをPDFに変換
- 操作 ファイルの互換性チェック
第2章 「長文なら時間がかかっても仕方がない」をやめなさい ~長文文書作成・再編集のムダな労力を極限まで減らす Word
文書の階層を整理するとグンと効率的に
- 長文文書に欠かせない「アウトライン」
- アウトライン入力のキホンをおさえよう
- 操作 レベル1の見出しを入力
- 操作 下位レベルの見出しを入力
- 操作 ナビゲーションウィンドウの表示
- アウトラインをパパッと再構成する
- 操作 レベルの一括表示/非表示
寸分の狂いなく,階層ごとに見栄えを統一させる
- 書式を一括設定できる「スタイル」
- 操作 見出しスタイルの変更(文中の書式設定を反映)
- 操作 見出しスタイルの変更([スタイルの変更]ダイアログから)
- 操作 見出しに連番を設定
- 「本文」のスタイル設定には,注意が必要
- 操作 本文のスタイルを変更
- オリジナルのスタイルで,書式の統一を極める
- 操作 スタイルの新規登録
- 操作 スタイル一覧のうち使用中のスタイルのみ表示
文書編集の「区切り」をマスターする
- 必ず知っておきたい3つの区切り方
- 改ページの手間は驚くほどあっさり省ける
- 操作 見出し1で自動改ページ
- ページ番号や用紙サイズを変えたいなら「セクション区切り」
- 操作 手動でセクション区切りを挿入
- 操作 フッターの[前と同じ]を解除
- 操作 ページ番号を指定のページ数から開始
- 操作 アウトライン表示で別ファイルを挿入
- コラム 段組みに使う区切り方
- 操作 2段組の設定
- 操作 段区切りの挿入
長文に必須なページを追加して,資料を仕上げよう
- 瞬時に「表紙」を作る方法
- 操作 表紙の作成
- 操作 ファイルのプロパティ情報を更新
- 「目次」の作り方で,文書作成レベルがわかる
- 操作 目次作成の下準備
- 操作 目次の作成
- 操作 目次の更新
- 操作 印刷前に自動でフィールド更新
- ヘッダーに見出しをつけて,さらに使いやすい資料に
- 操作 フィールドの挿入
- コラム 見出しの一部分だけを目次に使用するには?
- 操作 スタイル区切りの挿入
第3章 「なんとなくデータを集めて記録する」のをやめなさい ~ラクに入力も活用もできる最強の「リスト表」を目指す Excel
入力前の「設計」がカギを握る
- データベースは2種類のリスト表の組みあわせ
- 表の目的に沿って項目を設計しよう
- 「手入力」を極力なくせばムダもミスもなくなる
- 操作 入力モードの自動切り替え
- 操作 フリガナ情報の修正
- 操作 日付の表示形式を変更
- データを転記する「VLOOKUP関数」のキホン
- 操作 リスト表に「名前の定義」を設定
- 「テーブル」の設定でリスト表の更新もラクラク
- 操作 リスト表をテーブルに変換
- コラム サクサク入力したいなら「フォーム」がおすすめ!
- 操作 クイックアクセスツールバーにフォームボタンを表示
機能性も見栄えも両立させる3つのオキテ
- セル結合は意識して使わない
- 操作 重複データの非表示
- ムダにスペースキーを押さない
- 操作 基本的な文字配置
- 操作 文字の均等割り付け
- 操作 表タイトルの文字配置
- 罫線は「印刷のとき」だけ使う
- 操作 印刷時に罫線を自動設定
- コラム データを入力したら「自動で引く罫線」がほしいとき
- 操作 A列の入力で罫線を自動設定
データベースからさまざまな集計表を作る
- 「データを記録する」だけではもったいない
- 集計のはじめの一歩は「名前の定義」
- 操作 列ごと「名前の定義」をまとめて設定
- 条件が1つの集計を求める
- 条件が2つの集計を求める
- 条件が3つ以上の集計を求める
第4章 「申請書はとりあえず使いまわす」をやめなさい ~入力しやすいフォーマットで自分も相手も作業時間を短縮する Word
「印刷するだけ」の資料とは違う4つのポイント
- スペースで年月日の入力欄を作っていませんか
- 操作 表+タブで日付入力欄を作成
- 操作 リボンに[開発]タブを表示
- 操作 コントロール(日付選択コンテンツ)の挿入
- 文字入力欄はスペース+下線で作成しない
- 操作 表を利用した文字入力欄の作成
- 操作 タブを利用した文字入力欄の作成
- 操作 コントロール(テキスト コンテンツ)の挿入
- 「どれかを丸で囲んでください」をやめる
- 操作 コントロール(コンボ ボックス コンテンツ)の挿入
- コントロール以外は編集できないようにする
- 操作 文書の保護
資料をササッと再利用できるWordテクニック集
- 作成日は自動更新にして,いちいち修正しない
- 操作 自動更新される日付の挿入
- Excelと連動させて大量の資料を一括作成する
- 操作 差し込み文書の作成
- 操作 フィールドコードの編集と印刷
- コラム 「差し込み文書」機能を思いどおりに使いこなす
- 操作 オリジナルのラベルサイズ設定
- 操作 差し込みラベルの作成
第5章 「自力でデータの整理をする」のをやめなさい ~工夫を凝らしてフォーマット回収後の「後始末」を根絶する Excel
配布前の「入力制限」が勝負
- 自動表示で入力を極限まで省く
- 「リスト」を使って入力を迷わせない
- 操作 リスト入力の設定
- 入力規則を使うなら,エラーメッセージも気を配る
- 操作 入力フォーマットに使える入力規則の設定
- 操作 エラーメッセージの編集
- 入力不要なセルを厳密に保護するには
- 操作 シートの保護
入力をサポートするテクニック
- 入力内容を補足する「メモ」をつける
- 操作 メモの挿入
- 操作 メモを常に表示/非表示
- 入力箇所や入力漏れがパッとわかるようにする
- 操作 未入力セルを強調する条件付き書式の設定
- 複数シートを使うなら「参照のしやすさ」にも注意
- 操作 ハイパーリンクの設定
- コラム 自分だけのネタ帳作成はハイパーリンクを活用
- 操作 スクリーンショットによる画面のキャプチャ
- コラム 完成したExcel資料を印刷する
- 操作 任意のセル範囲を印刷
- 操作 印刷範囲の指定
- おわりに
- 次に読破したいおすすめ書籍一覧
- ショートカットキー一覧
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